【簡単】仕事を早くする方法・コツ・ポイント【具体的な5つの手順】

【簡単】仕事を早くする方法・コツ・ポイント【具体的な5つの手順】
仕事を早くする方法・コツ・ポイントがが知りたい…。仕事が早い人ってどのようにしているのだろう?

そんな疑問にお答えします。

20年以上商売の世界で働いてきて、さまざまな方と仕事をしてきましたが、仕事の早い人が間違いなくやっている5つの方法(コツ)・手順がありますので紹介します。

仕事の効率をよくして早く終わらせることで、働き方改革の実現にもなりますのでぜひ参考にしてもらえたらと思います。

仕事を早くする方法・コツ/わかりやすく解説【具体的な5つの手順】

さっそくその5つの方法・コツを紹介します。

ちなみにですが、「整理整頓する」「素早く動く」などのレベルの話は割愛させていただきます_(..)_

下記の通りです。

①やらないといけない仕事を大まかに書き出す

②「自分がやるべき仕事」と「振る・任せる仕事」を分ける

③雑務はすぐに処理する

④まずはマルチタスクで進める

⑤合格点ギリギリを狙う

掘り下げて解説していきます。

①やらないといけない仕事を大まかに書き出す

まず「ToDoリスト」を書き出して、その日にやらないといけない仕事を見える化するわけです。

ポイントとしては大まかでオッケーで、あくまでも仕事の全体像(大枠)が体系的に把握出来ればそれで大丈夫です。ここで細々完璧にリストを作成するのは無駄で無意味です。

いきなり手当たり次第仕事をスタートしてしまうと効率・要領が悪くなり無駄に時間と労力を使うことになりますが、書き出して把握することでそれを防ぐことが出来ます。

これを最初にやるかどうかで、その後の効率とスピードは雲泥の差で変わってきます。

②「自分がやるべき仕事」と「振る・任せる仕事」を分ける

全体の仕事を大まかに書き出して把握したら、次はその中で下記の2つに分けます。

・自分がやるべき仕事/自分しか出来ない仕事

・部下などに振るべき仕事/任せるべき仕事

この時点で後者の「部下などに振るべき仕事/任せるべき仕事」は適切な指示を出して振ったり任せたりすればオッケーで、自分のやる仕事タスクからは削除します。(もちろん進展具合などのチェックは必要)

そこまで明確に「振る・任せる」がない場合は、

(自分が)

・やるべきことリスト

・やらないことリスト

のように分けて、やらないことリストの仕事は振ったり任せたりするという感じでもオッケーです。

前者の「自分がやるべき仕事/自分しか出来ない仕事」においては、この時点で「重要度(優先順位)」「かかる時間」「効果」を大まかに書き出して把握しておくとさらに効率がよくなります。

これまでが出来ると自分の仕事に取りかかっていきます。

③雑務はすぐに処理する

これがじつはかなりポイントなのですが、緊急性のある重要度の高い仕事がない場合は雑務を先にすぐ処理した方が最終的に仕事は早く、しかも楽に終わらすことが出来ます。

なぜかというと、余計なタスクが溜まらないので、メインになる仕事をスムーズに進めることが出来るからです。

普通に考えると「優先順位から順番に=メインの仕事から」という理論が正論かもしれませんが、実際には雑務を先に処理した方が全体的にも効率がいいです。

すぐさばける雑務を溜めてイライラするというのは、精神的にもよくないですからね。

これは雑務以外、例えば下記のことについても同じです。

・嫌なこと

・面倒臭いこと

・苦手なこと

これらは先に延ばすのではなく、なるべく早めに片付けるのがBESTですね。

「逃げると恐怖は倍になる」と言われますがそれと同じで、「雑務・嫌なこと・面倒くさいこと・苦手なこと」のタスクは、先に延ばせば延ばすほど何倍にも大きくなり、逆に大変になります。

④まずはマルチタスクで進める

「シングルタスクかマルチタスクか」ということがたまに議論されたり、人によって主張は違ったりしますが、仕事を早くするためには下記のようにすればオッケーです。

まずはマルチタスクの思考で仕事全体を把握し、時と場合に応じて臨機応変にシングルタスクとマルチタスクを切り替えながら仕事を進める

なぜ先にマルチタスクで仕事を把握するのかというと、問題点などがあった場合、早期発見をして手を打つことが出来るからです。

もしシングルタスク一卓で仕事を始めていくと、後半やろうとしている仕事の中に早めに解決するべき問題があった場合、それに気が付くことが出来ずに対処が遅れることになりますからね。

ですのでまずはマルチタスク、そしてその後は臨機応変に対応していくのが仕事を早くするコツです。

⑤合格点ギリギリを狙う

どういうことかというと下記の通りです。

完璧にやらないといけない仕事は完璧にするけど、たとえば70点程度の出来で問題ない仕事は70点分だけやり次の仕事へ

70点出来ていれば全く問題なく最低限合格なのに、その仕事まで全て100点満点やろうとするのは極論無駄なわけです。

たとえば、「走り書きのメモ程度でいいものまで、全てパソコンで完璧に清書する」のような感じです。明らかに無駄ですよね。

このような無駄なことはせずに、その無駄な部分にかかる時間と労力を完璧にやるべき仕事の方に投入した方が、全体の仕事のスピードも質も上がります。

これが「合格点ギリギリを狙う」です。

まとめ

以上が仕事を早くする5つの方法(コツ)と手順です。

世の中にはさまざまな「仕事の早くする方法」「仕事の効率をアップする方法」などの情報がありますが、堅苦しい専門用語などを用いているものが多く、「読んだはいいけど…」ということが多々ありますよね。

それよりも「たったこれだけ?」と思う上記の5つを実践するだけで、簡単に仕事のスピードをアップさせることが出来ますよ。

①やらないといけない仕事を大まかに書き出す

②「自分がやるべき仕事」と「振る・任せる仕事」を分ける

③雑務はすぐに処理する

④まずはマルチタスクで進める

⑤合格点ギリギリを狙う

ぜひ参考にしてもらえたらと思います。