お詫び文(お詫び状)例文テンプレート/ご返金やご返品を郵送で行う場合

お詫び文(お詫び状)例文テンプレート/ご返金やご返品を郵送で行う場合
クレームがあって、お客様にご返金・ご返品を郵送ですることになったけど、その時に一緒に添えるお詫び状(お詫び文)の書き方がわからない…

と悩んでいませんか?

本記事では、そのような場合のお詫び文(お詫び状)の書き方(具体例・テンプレート)を紹介します。

実際に僕自身が、百貨店で起こってしまったクレームの時にも使用していて、無事にクレームを解決出来ているお詫び文(お詫び状)です。

・郵送でのご返金(現金書留)

・郵送でのご返品

2通りのパターンのテンプレートを紹介しますので、参考にしていただけると幸いです。

お詫び文(お詫び状)例文テンプレート/ご返金やご返品を郵送で行う場合

郵送でのご返金(現金書留)の場合

現金書留によるご返金の場合のお詫び状は、下記のテンプレートでOKです。

「お電話代」はポイントですね。

郵送でのご返品の場合

郵送によるご返品の場合のお詫び状は、下記のテンプレートでOKです。

上記の2パターンで問題なく解決出来ています。

クレームは出さないのが一番ですが、想定外のことで発生してしまったり、部下のいる方であれば、部下が起こしてしまったクレームに対してお客様へお詫びをしないといけないことあります。

実際に直接お客様のところにお詫びに行く場合はいいのですが、中には「返金」「返品」を郵送でする場合も出てきますからね。

そのような時のクレーム処理に活用していただければと思います。

クレーム処理は丁寧さとスピードが重要

万が一クレームの連絡を受けた場合

すぐに対応し、郵送の場合でも即日に発送すること!

これが重要です。

すぐに対応することでお客さんの怒りは最低限で済みますからね。

先に延ばせば延ばすほど、お客さんの怒りは大きくなり余計な問題が発生してしまいますよ。

じつは僕自身の経験上、そのクレーム対応の早さでファンになってくれる方もいるんですよね。

クレームの連絡をいただいた直後に対応し、先ほど紹介したお詫び状を添えて翌日午前中着でご返品の郵送をしたところ、そのお客さんから「すぐに対応していただいて感動しました。ありがとうございます。」と、わざわざ丁寧にお電話をいただいたことがあります。

そして、その後は毎日買い物に来てくださるようになりました。

クレームでファンというのもおかしな話のですが、このようなことも現実あるということです。

ぜひ参考にしてもらえたらと思います。