お詫び文（お詫び状）の例文テンプレート【ご返金やご返品を郵送で行う場合】
悩む店員
「クレームがあって、お客様にご返金（ご返品）を郵送ですることになったけど、その時に添えるお詫び状（お詫び文）の書き方がわからない…」
こんな悩みにお答えします。
本記事ではそのような場合のお詫び文（お詫び状）の書き方（具体例・テンプレート）を紹介します。
実際に僕自身が百貨店で起こってしまったクレームの時にも使用していて、無事にクレームを解決できているお詫び文（お詫び状）です。
- 郵送でのご返金（現金書留）
- 郵送でのご返品
上記の2パターンのテンプレートを紹介しますので、参考にしてみてください。
お詫び文（お詫び状）例文テンプレート【ご返金やご返品を郵送で行う場合】
それでは順番に紹介します。
郵送でのご返金（現金書留）の場合
現金書留によるご返金の場合のお詫び状は、下記のテンプレートでOKです。
「お電話代」はポイントですね。
郵送でのご返品の場合
郵送によるご返品の場合のお詫び状は、下記のテンプレートでOKです。
上記の2パターンで問題なく解決出来ています。
クレームは出さないのが一番ですが、想定外のことで発生してしまったり、部下のいる方であれば部下が起こしてしまったクレームに対してお客様へお詫びをしないといけないことあります。
直接お客様のところにお詫びに行く場合はいいのですが、中には「返金」「返品」を郵送でする場合も出てきますからね。
そのような時のクレーム処理に活用していただければと思います。
クレーム処理は丁寧さとスピードが重要
万が一クレームの連絡を受けた場合はすぐに対応することがとにかく重要で、郵送の場合でも即日に発送することです。
実際、すぐ対応すればお客さんの怒りは最低限で済みますが、先に延ばせば延ばすほどお客さんの怒りは大きくなり、余計な問題も発生してしまいますからね。
少しでも早く対応しましょう。
クレームの対応でファンになってくれる場合もあり
クレームは出さないのが一番ですが、じつは僕自身、クレーム対応の早さでファンになってくれたお客さんもいたりします。
クレームの連絡をいただいた直後に対応して、先ほど紹介したお詫び状を添えてすぐにご返品の郵送をしたところ、お客さんからわざわざ「すぐに対応していただいて感動しました。本当にありがとうございます。」と丁寧にお電話をいただきました。
そしてその翌日から、そのお客さんは毎日買い物に来てくださるようになったんですよね。
クレームでファンというのもおかしな話ですが、このようなことも現実あるということです。
ぜひ参考にしてもらえたらと思います。